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沉淀与赋能:不一样的行政事业|知行面对面

作者:jcmp      发布时间:2021-04-20      浏览量:0
本期活动主题【沉淀与赋能:不一样的行政事

本期活动主题

【沉淀与赋能:不一样的行政事业】

知行club非常难得地同时邀请到了来自58集团的行政基建采购部总经理Sophia、星巴克(中国)FM & Admin Director Carol 以及百事公司亚洲办公室管理及项目副总监Lily Tang 三位行业资深人士来共同为我们进行解读。

三位嘉宾因为各不相同的职业经历与背景,将从不同的思考维度与出发点分别带来解读。也许能给在行政工作中寻找方向的你一些答案。

“不一样”的体系: 行政可以做的很多

Sophia从业二十多年,在外企和国内互联网公司都有很长的经历。她对行政工作体系早有自己的理解。她用这么多年来在行政岗位上沉淀下来的经验,为我们架构起了一套完整的行政体系,并提出了一些相关的经验及建议。

行政工作体系

1、办公或商业面积租赁/购买: 即使没有买楼、盖楼,也可以了解房产方面的知识:城市商业地产规划、买卖手续、价位、建安成本等等。

2、办公或商业面积基建/装修: 装修除了风格以外,更应注意空调、垂直的交通等问题。 可以把conference center或者食堂建在了大楼中间层,解决垂直交通的拥堵问题。

3、楼宇设施设备运维维护及不动产保值增值: 行政要清楚,哪些工作是可以外包出去给维护维修公司长期来做的;哪些工作是自己本身可以改良的。

5、日常行政服务/管理: 在一些中等或大型规模的企业,日常行政工作可以分为19块,这里给大家一个参考。这些版块可以根据各个公司的情况进行调整。

6、员工及高管沟通及福利/活动: 和高管沟通,让他知道你工作的逻辑,才会有利工作开展。 比如车位分配,这个永远都是稀缺资源,不管你用什么方式,总有人说不好。所以要让老板知道你采取的做法是不是目前最合适的方式。

7、行政预算费用及自主采买: 日常费用的记录都要保存好,除了和实际费用对比以外,还可以做同比和环比。从这些对比中,可以发现问题并提出解决措施。

行政的自主采买权 可以从常用科目下手:比如卫生纸、垃圾袋; 也 可以从金额下手,比如说不超过50万,让行政自己买,超过50万报集团采购走流程。

8、工商税务及注册: 做好了这点,将来即使是到了政府关系部门或者总裁办,也是没有问题的。相当于为自己拓宽了职业方向。

9、行政团队建设和人员培养: 管理的面积越大,公司的员工越多时,没有一个非常健康能干的团队,是无法完成工作的。所以行政队伍的建设和人员的培养,也是行政需要完成的事情。

背后的目标

Sophia的分享让现场的许多行政们都掏出了手机进行拍照记录。分享最后,Sophia提出了行政工作的四点目标,大多数的行政是在规划及实施企业发展所需的办公空间、保障办公区正常运行不断优化、提高员工满意度、幸福度的基础上,再保证费用的合理化。这四点,是行政专业性的体现。

“不一样”的玩法:空间管理的专业深度

活动中,来自星巴克的Carol向我们分享了星巴克中国办公室的空间管理,谈谈行政工作如何为企业赋能,相信她的分享能为行政们提供一些创意及建议。

明确空间改造的目的

星巴克上海支持中心,总共7层楼,有1万多平米。在改造前,星巴克中国团队便为新的办公区域设立了目标:办公地点无处不在、促进部门之间的协作、通过空间改变员工的行为习惯和思维模式、借助空间吸引及留住人才、提升品牌文化。

为了实现这个目标,星巴克中国团队梳理出了三个关键的策略词:年轻、有趣、匠人精神。希望通过这样的三种元素来实现目标、呈现品牌文化。

1

年轻

打破传统思维,营造年轻的开放式空间,并通过空间设计改变员工工作习惯和思维方式。

在会议室管理上,通过自动化、智能化来实现资源的合理利用并最终达到高效。星巴克上海支持中心将会议的预定系统连接到了手机app上面,员工可以通过手机进行预订。并且如果会议开始15分钟后,还没有走进会议室,这个会议室就会释放出来。

方便的会议室预订系统

除此之外,星巴克中国团队还做了一个大胆的尝试:减少每层楼的会议室数量,做敞开设计。这么做是希望减少大家集中在封闭会议空间里的时间。订会议室、建会议室、空间不够用了,拆会议室都需要时间,都占用了公司的资产成本。并且把零碎的休闲区集中到一处,做敞开的会议室,在这些休闲区里放上可移动的LCD显示器,这样做以后,能容纳的人数比以往更多。

敞开式会议室

过去一年里,杨柳非常清晰地看到了星巴克的伙伴们,因为空间的设计,改变了行为模式。原来他们热衷于订会议室,现在都不着急了,因为他们知道走到哪个角落里都能开会。

创新性的新空间能帮助员工工作,高效协作。在公司里,最重要的项目往往是跨部门协作的。为了让跨部门协作更高效,星巴克中国团队设计了一个war room,让项目团队的核心团员都从部门里跳出来,到这里面来开会、进展项目。事实证明,这样的一个空间设计是非常有效的,能够改变员工工作习惯,提高效率。

war room

基于星巴克深圳支持中心大部分伙伴都是弹性办公的性质,星巴克中国团队在深圳办公室做了一个百分百share的办公空间, 在这里没有传统的工位,随时随地都能办公。

打破传统工位设计

2

有趣

舒适的空间可以承载有趣的活动。星巴克特别鼓励团队之间的沟通协作,所以上海总部在顶楼做了一个星舞台,用这样一个敞开的空间,来让员工talk,像小剧院一样,非常舒适,也很符合星巴克的文化。星巴克团队甚至还在这里装了一套卡拉OK系统,方便部门之间的团建活动。

在一些小心机的设计上也可以有趣。比如在草坪地面上埋一个电源插座,或者是在7层楼,7个电梯口放上7种不一样的星巴克logo,呈现不同风格的美人鱼。

隐藏的电源插座

7种不同风格的手工logo

3

匠人精神

星巴克注重匠人精神,在装修中采用了更多能够传递温度与关怀的手工艺品,而不是毫无温度的工业产品。这些东西更好地呈现了星巴克的文化。

前台的老木头是手工挑出来的…… 在星巴克,这样的例子,比比皆是。

前台用的老木头

董事会办公室的桌子

利用手绘改造空间,改变员工的行为习惯。星巴克在消防楼梯间手绘了每一年星巴克代表性的门店,既符合消防规定,又能够展现企业文化,还能鼓励员工多走楼梯,运动上下班。

通过空间管理给员工带来有趣又好玩的项目,提高员工的满意度,其实是通过行政的工作来影响员工,最终影响业务的发展。

我们的压轴嘉宾请到了百事集团的Lily Tang,这位资深的行政大咖以她风趣幽默的语言风格带给观众耳目一新的职场理念,一展其多元化的个性和睿智。

让我们一起走进Lily的分享:

求职,每个人都在爬自己的那座山

职场之路,就像是爬山,有时脚踩曲径,有时越溪蹭坡。在没有到达峰顶前,经常得自己找路,看清方向。Lily讲述了她的求职生涯中如何在时隔两年面试同一家公司却有着截然不同的结果,以及她为何放弃高薪高职毅然选择进入麦肯锡公司攻读她的“行政MBA”。

“每个人刚开始都在山脚下,先爬上了一座小山岗,又在众山岗里上下调整,有时还需往后缓冲几步,直到你的条件资质和能量都具备了,前面的路就越走越宽,直至成功登顶。”

Lily跟我们分享的这段独辟蹊径的寻职之路,启发了我们处在各个阶段的行政人是否该继续思考自己的无限可能。

万金油 还是 万能工?

Lily认为职场中有两种行政角色——第一种是在众人看来,好像什么都懂的行政人员,其实他们未必样样精通,我们且称为“万金油”。而“万能工”呢,不仅十八般武艺样样会使,更是门门技术高超精湛。 对于行政而言,真正的挑战就来自于如何将“万金油”的角色转化为“万能工”。

Lily 的经验是: 在实践中要有意识的去探究每个接手的项目以及工作中的每个细节,培养自己的多项兴趣爱好。 行政工作涉及的领域非常广:建筑、设计、设施管理、差旅、会展等等。这些内容延展出去就足以丰富你的生活和时间,如果其中一两项正好你还有些天赋,那就努力做到极致。 成功的转型的秘诀在于如何把“做一行,爱一行”变成“爱一行,做一行”。

Lily分享了她曾经领导过的一个办公室改建项目,以及她如何大胆创新地将企业文化完美地与空间设计结合。精彩案例无不让现场来宾脑洞大开,受益匪浅。

一切源于你的选择

最后,Lily跟我们讲了个故事:一个渔夫在河边钓鱼,一个小男孩在边上看。渔夫技巧纯熟,所以没多久就钓了满篓鱼,见小男孩非常可爱想把整桶鱼送给他,小男孩摇摇头,渔夫惊异地问“为何不要?”, 小男孩说:“鱼一会儿就吃完了,我想要你手中的钓竿,这样我就可以自己钓鱼,永远吃不完了”。 渔夫笑答,我给了你鱼竿你不懂钓鱼的技巧又有什么用呢?

在职场中,有很多经验、资源就像那一桶现成的鱼,可以直接拿来享用。鱼竿像一个谋生的工具,但是只有这两样是不够的,只有你掌握了技巧和方法,才有可能更快钓到更大、更多的鱼。 你选择什么呢?

It’s always YOUR CHOICE!

这句话始终贯穿在Lily的各种有趣的职场故事中。职业发展的主动权掌握在自己手中。如何选择?是勇往直前还是迂回婉转?是留在舒适区还是进取突破?是要现成的经验还是工具与方法? 每一个选择都会带来不同的结果。

最后

沉淀与赋能,是更明确自身的目标与需要,沉淀积累,孕育能量。在此基础上作出更明智的选择。

行政有说不完的话题,它自身的专业体系与标准,每个领域的深度与创造力,以及自己在领域内的成长都可以再继续深入探讨。

知行是行政人专属交流平台,定期邀请大咖做分享交流。

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感谢德必集团的支持,我们下期活动再会!

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